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Outlook PST Datei erstellen – So geht’s!

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Outlook PST Datei erstellen – der unkomplizierte Im- und Export

In Microsoft Outlook dienen PST-Dateien nicht nur der Archivierung von E-Mails, sondern auch von allen weiteren Daten wie Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben. PST steht für Personal Storage und kann daher als persönlicher Datencontainer bezeichnet werden, der ein einfaches Backup von Ihren in Outlook verwendeten Dateien enthält. Eine PST-Datei können Sie mühelos auf einem externen Datenträger für einen späteren Import abspeichern.  

Outlook PST-Datei in wenigen Schritten erstellen

Um bei den neueren Outlook Versionen, wie zum Beispiel Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook 2021, eine PST-Datei zu erstellen und auf diesem Wege Ihre E-Mails zu sichern, sind nur wenige Schritte erforderlich: 

  1. Wählen Sie in Ihrem Posteingang „Neue Elemente“, „Weitere Elemente“ und schließlich „Outlook-Datendatei“ aus.
  2. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
  3. Sofern Sie die PST-Datei mit einem Kennwort schützen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Optionales Kennwort hinzufügen“.
  4. Nachdem Sie die „Ok“-Schaltfläche angeklickt haben, werden Sie nach vorheriger Auswahl des Kontrollkästchens um zweimalige Eingabe eines Kennwortes gebeten.
  5. In der linken Ordner-Leiste wird nun die Datendatei angezeigt, die nach einem Rechtsklick um Unterordner ergänzt werden kann.
  6. In diese Ordner können Sie E-Mails und andere Dateien kopieren oder verschieben. Die kopierten oder verschobenen Daten werden in der erstellten PST-Datei gespeichert.

Wie kann ich einen ganzen Ordner in eine PST-Datei kopieren?

In eine erstellte PST-Datei können Sie auf folgendem Wege einen vollständigen Ordner hineinkopieren: 

  1. Machen Sie in der linken Ordner-Liste einen Rechtsklick auf den Ordner, den Sie in die PST-Datei kopieren möchten (z.B. Posteingang/Inbox).
  2. Wählen Sie „Ordner kopieren“ aus.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie den gewünschten Zielordner in der PST-Datei auswählen können. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Ok“. Schon wird der Kopiervorgang gestartet.

Wie kann ich sämtliche E-Mails in eine PST-Datei exportieren?

Um sämtliche E-Mails auf einmal in eine PST-Datei zu exportieren, sind folgende Schritte erforderlich: 

  1. Klicken Sie oben links auf „Datei“.
  2. Klicken Sie auf „Importieren/Exportieren“.
  3. Wählen Sie in dem folgenden Fenster den Eintrag „In Datei exportieren“ aus. Klicken Sie auf „Weiter >“.
  4. Wählen Sie den Dateityp „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter >“.
  5. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie exportieren möchten. Wahlweise kann das Kontrollkästchen „Unterordner einbeziehen“ aktiviert werden. Klicken Sie auf „Weiter >“
  6. Nachdem Sie über „Durchsuchen“ zunächst den gewünschten Speicherort und anschließend eine Option ausgewählt haben (standardmäßig ist „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“ aktiv), bestätigen Sie den Vorgang mit „Fertig stellen“.

Wie kann ich eine PST-Datei importieren bzw. in Outlook öffnen?

Eine PST-Datei können Sie wie folgt importieren bzw. in Outlook öffnen: 

  1. Klicken Sie oben links auf „Datei“.
  2. Klicken Sie auf „Öffnen und Exportieren“
  3. Wählen Sie den Eintrag „Outlook-Datendatei öffnen“ aus.
  4. Wählen Sie in dem folgenden Fenster die PST-Datei aus, die in Outlook dargestellt werden soll.
  5. Bestätigen Sie den Vorgang nach Auswahl der Datei mit „Ok“. Nun erscheint die PST-Datei in der linken Ordner-Leiste.

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